Erfarenheter av att använda extern mötesbokning för att snabbt etablera sig på en ny marknad.
Ett utlandsetablerat försäkringsföretag började under 2021 att erbjuda sjukvårdsförsäkringar i Sverige. För att snabbt skapa varumärkeskännedom och nykundsmöten förstärktes den interna säljorganisationen extern mötesbokningstjänst. Det gav oss flera värdefulla insikter.
Utgångsläge och utmaning
Företaget beslutade vintern 2020 att etablera sig i Sverige, en helt ny marknad. I utomlands har företaget 350 000 vårdförsäkrade på 8000 kundföretag med en omsättning på cirka 600 miljoner kronor. I Sverige var företaget vid etablering helt okänt och nu ville man snabbt skapa ett stort antal kundmöten för att nå ut med sitt erbjudande. För ändamålet beslutades att förstärka interna resurser med extern mötesbokning. Efter en noggrann och detaljerad upphandling valde man vår mötesbokningstjänst.
Planering och genomförande
När företaget kontaktade oss under våren 2021 var ambitionen att inom loppet av fyra veckor i början av juni boka 250 nykundsmöten. Uppfattningen var att kundgrupperna främst fanns i storstadsregionerna, främst i Stockholm och Göteborg. Därtill menade man att det var specifika branscher som borde vara intresserade av deras produkt.
Att boka 250 nykundsmöten under fyra veckor är fullt möjligt.
- Vi hjälpte vår uppdragsgivare att identifiera och ta fram kontaktuppgifter till potentiella kunder som borde vara intressanta att träffa för att presentera sin sjukförsäkringsprodukt. Vi föreslog att vi utöver storstadsregionerna även borde inkludera företag i mindre orter.
- Vi satte ihop ett dedikerat team med fem heltidssäljare som under en månad kontaktade VD och HR-chefer på de utvalda företagen. Uppgiften var att kortfattat presentera varför ett möte angående med företaget och dess sjukförsäkringslösning skulle vara intressant
- Vår metod för mötesbokning är att omgående i samtalet presentera vilket värde den potentielle kunden har av att träffas. På detta sätt väcks nyfikenhet och kunden får själv avgöra huruvida ett möte är intressant eller ej. Väl därefter genomförs förankring av mötet genom behovsanalys som kan komma att användas vid själva mötet. Metoden fungerade och på några veckor bokade vi 130 möten. Antalet genomförda kvalificerade samtal uppgick till 5,3 per timme. Antalet möten per timme uppgick till 0,35 vilket var högre än satta målsättningar.
Trots detta blev inte utfallet av mötena vad som förväntats och samarbetet avslutades. Vad hade gått fel?
Lärdom
I genomsnitt genomför Online 6-7 kvalificerade samtal per timme och bokar mellan 0,5 – 1,0 möten. I det aktuella fallet var uppnådda nyckeltal en framgång sett till produktens komplexitet och omfattning. Vi lärde oss mycket i det här samarbetet:
- Om du måste växa snabbt, ha då en plan som omfattar hela kundresan
- Att boka möten precis före sommarsemestrarna är i sig inget problem. Tvärtom kan många inför en semesterperiod vara mottagliga för att diskutera framtiden. Däremot är det inte att rekommendera att planera in möten efter semestrarna, det vill säga 1-2 månader fram i tiden. Intresset och den upplevda relevansen försvinner vilket kan leda till att flera ställer in mötet eller helt enkelt inte dyker upp. Slutsats: När ett möte bokas in i kalendern ska det vara inom ett par dagar.
- Innan du börjar marknadsföra ditt budskap, säkerställ att hemsida, digital marknadsföring och övrigt material är helt klart
Även om vi på Online utförde vår tjänst enligt avtal, borde vi ha ifrågasätta timing för mötesbokningsaktiviteten och rekommenderat uppdragsgivaren att vänta tills efter semestrarna och att ha allt klart innan marknadsföringen rullade ut. Denna lärdom tar vi med oss i den fortsatta leveransen av vår mötesbokningstjänst.
