Så lyckas du som bokar möten via telefon – våra fem bästa tips

Hur lyckas man med mötesbokning? Det handlar givetvis om många olika faktorer, och om det fanns en idiotsäker framgångsformel så skulle ingen behöva anlita oss för att hjälpa till. Efter många års erfarenhet kan vi däremot konstatera att det finns faktorer som nästan alltid bidrar till mer effektiv mötesbokning via telefon.

Fem Bästa Tips:

– Patrik Öman, vår platschef i Umeå

1. Omväxling förnöjer – och bidrar till framgång

Det här beror förstås på företag och sammanhang, och inte alla kan göra något åt det. Men går det att erbjuda dina mötesbokare variation i arbetet, gör det! Arbetet med mötesbokning kan vara monotont oavsett, och det hörs lätt. Ett tonläge som blir alltmer monotont blir tyvärr också ofta allt mindre effektivt – så något så enkelt som att få ringa till företag i olika branscher eller olika typer av kontaktpersoner kan göra stor skillnad och bidra till ökad framgång.

2. Hitta balansen – förbered dig, men inte för mycket

Vi vill gärna säga att du ska vara väl förberedd inför varje samtal, men att förbereda sig alltför mycket när det gäller mötesbokning kan vara slöseri med tid. Faktum är att du som mötesbokare behöver kunna väcka nyfikenhet utan att gå in på för mycket detaljer om den tjänst eller produkt som kunden så småningom ska ta del av.

Självklart behöver du kött på benen för att kunna låta säker på din sak, men målet med mötesbokning är trots allt att ta personen vidare till nästa steg, vilket är att prata med en säljare med kunskap och kompetens att svara på mer detaljerade frågor. Se till att du har koll på vad företaget står för och vad som är viktigt för dem, och för all del, var lyhörd och fånga upp köpsignalerna – men kom ihåg att det här inte handlar om att visa vad du kan om produkten. Fånga och bemöt intresset, men håll samtalet kort och koncist.

3. Ha struktur och manus

När det gäller att hålla samtalet kort och koncist kan ett manus hjälpa. Somliga gillar att vara kreativa och tycker om spontanitet i samtalet, och det är inget fel med det – men det är alltid bra att åtminstone ha en tydlig struktur att falla tillbaka på. Alla samtal är olika, och olika personer ställer olika frågor vid olika tillfällen, men vissa delar finns alltid med – som vem du är och varför du ringer – och de moment som visat sig fungera bra för just er mötesbokning förut bör givetvis tas till vara och användas igen.

4. Utvärdera kontinuerligt och ta vara på feedback

Löpande feedback kan vara ovärderlig. Kanske har du fått en färdig marknadsanalys och vet vilka företag och personer du ska kontakta, men om du märker att den bemötning du får inte är vad ni väntat er, säg till. Och om du är arbetsledare, lyssna på mötesbokarnas feedback. Om manuset är för komplicerat, förenkla det. Om det är personer med en viss titel som ni alltid lyckas göra avslut med så är det givetvis en väldigt värdefull insikt, oavsett hur väl den stämmer överens med er marknadsanalys.

5. Forsera inte – men ta tid att bekräfta bokningen

Vi har skrivit förut om myterna kring vem som blir en bra kundserviceagent, och de spelar till viss del in även när det gäller mötesbokning. Risken med ett alltför framfusigt tillvägagångssätt är att du forserar fram en överenskommelse om ett möte som egentligen inte är intressant för kunden. Kanske känner de att det är lättare att tacka ja och avboka längre fram, med risken att de glömmer och både deras och en säljares tid går till spillo längre fram. Kanske hinner de inte riktigt förstå vad det är för typ av möte de bokat, och en mer ordentlig process hade kunnat undvika ett möte med en kund som faktiskt aldrig var intresserad från första början.

Det gäller med andra ord inte bara att boka möten – men att boka rätt möten. Vi har sagt att du bör hålla samtalet kort och koncist, men när du väl får ett ja, ta ett par minuter till att bekräfta mötet, se till att du har rätt uppgifter, och befästa bokningen – lite som att skaka hand. När du gjort det kan du känna dig trygg i att personen på andra sidan luren är helt och fullt med på noterna och att mötet kan bli positivt och framgångsrikt i slutändan.

Hur lyckas man med mötesbokning? Det finns ingen idiotsäker framgångsformel, men förhoppningsvis kan våra tips hjälpa dig att lyckas oftare. Om du istället vill ha hjälp av kvalificerade, erfarna mötesbokare så är det bara att du hör av dig. Vi svarar mer än gärna på dina frågor!